Se otorga confianza digital a un elemento electrónico cuando, una vez acabado su ciclo de mejora y crecimiento, se debe conservar a largo plazo por diferentes razones (legales, de memoria histórica, etc).
[1] Los elementos que otorgan confianza digital a los documentos electrónicos deben: En la gestión de documentos en papel, el concepto de archivo y el rol del archivero en diferentes ámbitos, como por ejemplo en la custodia del protocolo notarial o los historiales de los archivos, está ampliamente reconocido, pero no su equivalente electrónico.
[2] Además, existen otras dificultades que surgen al cambiar el soporte de físico a electrónico.
La evidencia electrónica se basa en los datos reunidos automáticamente por el sistema de información, y tiene que ser capaz de demostrar el uso que se ha dado a dichos datos.
Podría ser necesario usar éstos datos para en una disputa sobre la autenticidad del documento, como prueba en un litigio o incluso para demostrar que un archivo ha sido destruido.