En este último caso, se utiliza a veces el término "dictado digital".
En comparación con el contenido de audio, una transcripción a texto se puede buscar, requieres menos memoria y puede ser utilizada como un método alternativo de comunicación, como ocurre con los closed captions o subtítulos opcionales.
Sin embargo, el advenimiento del software como servicio y los modelos de informática en la nube desdibujan esta distinción.
Sin embargo, hay pocos programas que son software de transcripción digital en su conjunto y tienen muchos otros módulos.
Estos son compatibles con todo tipo de sistemas operativos, pero con condiciones.